各处（室）、中心：

为进一步做好我局档案管理工作，根据《中华人民共和国档案法》及国家、自治区档案管理的相关政策，结合我局工作实际，研究制定了《自治区医疗保障局分管档案工作的办公室主任职责》《自治区医疗保障局档案室职责》《自治区医疗保障局兼职档案员职责》《自治区医疗保障局档案借阅制度》《自治区医疗保障局档案保管制度》《自治区医疗保障局档案材料收集、整理制度》《自治区医疗保障局档案鉴定销毁制度》《自治区医疗保障局档案室“八防”措施》八项制度，经2020年第6次局长办公会审议通过，现印发给你们，请认真遵照执行。

                                                                                                                     宁夏回族自治区医疗保障局

                                                                                                                               2020年8月6日

（此件公开发布）

自治区医疗保障局

分管档案工作办公室主任职责

一、协助分管局领导认真执行国家、自治区关于档案工作的法规及各项方针政策，负责全局档案管理的具体领导工作。

二、组织编制全局档案工作的规划、计划及实施办法，并组织实施。

三、协调档案工作与部门工作之间的关系，督促各处（室）、中心把档案工作纳入部门工作职责范围，督促、指导其建立健全立卷归档制度，疏通收集渠道。

四、不定期召开全局性档案工作会议，布置、总结档案工作，交流档案工作经验，开展检查评比活动。

五、对在档案工作中做出显著成绩和因失职造成档案损失的人员，依据有关规定提出奖惩决定建议，经分管局领导审核后，提交局长办公会研究决定。

自治区医疗保障局档案室职责

一、负责全局各类档案的收集、整理、保管和利用服务工作。

二、负责档案利用开发和有关资料的编纂。

三、负责全局档案信息化建设与管理。

四、督促、指导各部门做好档案立卷、归档工作。

五、负责档案室建设和日常管理工作。

六、完成领导交办的其它工作。

自治区医疗保障局兼职档案员职责

为进一步做好我局档案管理工作，根据《档案法》相关规定，结合我局工作实际，制定本职责。

一、本职责所指兼职档案员，包括局办公室文秘档案管理人员、人事档案管理人员，各处（室）、中心档案管理人员。

二、认真学习和钻研档案管理业务知识，积极参加档案工作培训，接受档案部门业务指导。

三、负责本局各种文件材料的收集、整理、立卷、归档工作，做到归档材料齐全、完整、系统。制定本局的案卷类目，坚持平时立卷工作。

四、与自治区档案局保持经常联系，随时提供本局档案材料形成、管理状况等信息，反映工作中存在的问题、意见和建议。

五、遵守档案工作的各项规章制度，严守档案保密制度。

六、根据立卷原则和方法进行组卷，保证案卷质量，并按规定时间向自治区档案局移交。

自治区医疗保障局档案借阅制度

一、本局工作人员确因工作需要可以查阅本处（室）、中心立卷归档的文件材料。凡查阅档案人员须先办理借阅登记手续。外单位人员查阅我局档案材料，须持单位介绍信或其他有效证件，并办理借阅登记手续。

二、档案一般应该在档案室内查阅；摘录、翻拍和复印档案材料，须经局办公室负责人核准同意；如特殊需要并经批准外借，必须在规定时间（两周内）归还，归还时由档案管理人员清点、检查无误后予以注销。

三、查阅保密档案，须经局保密办负责人批准。

四、档案利用者应爱护档案，不得损毁、丢失、转借、出卖、调换档案材料；任何人不得在档案材料上划线条、作标记；不得涂改、污损、拆散档案；不许泄露保密档案的内容。违者，按《中华人民共和国档案法》及相关法律、法规有关条款的规定，追究责任和行政处罚。

自治区医疗保障局档案保管制度

一、档案室是保管各类档案的机要部门，确保档案的绝对安全必须做好“八防”，并定期检查，消除隐患，杜绝事故发生。

二、做好档案保密工作，加强保密教育，研究保密工作，严格保密纪律。

三、对各类档案材料进行科学分类，分柜存放，做到存放系统化、科学化，摆放美观，查找方便。

四、做好重点档案的复制工作，分别保管，以便在非正常情况下，保证重点档案的安全转移。

五、定期检查档案的保管情况，发现霉变或损坏，及时采取补救措施，维护档案的完整与安全。

六、按照党和国家关于档案管理工作的有关规定，做好档案的移交、鉴定、销毁工作。

七、建立统计制度，对本局大事记、机构沿革、领导变动及时做好记录统计。

八、积极改善档案保管条件，提高管理水平，维护档案的历史真实面貌。

九、保持档案库整洁卫生。

自治区医疗保障局档案材料收集、整理制度

一、每年定期对上一年度的文书、业务资料、档案材料进行及时检查、验收，并办好档案材料的交接手续。特殊文件、材料需继续使用的，可暂缓收集归档,但必须登记，掌握去向。

二、明确归档范围，积极搜集，力争文件、材料的齐全完整。

三、做好档案文件、材料的初期鉴定工作，对具有保存价值的文件、材料，要及时进行整理、分类、编目、上架。

四、会计档案在接收进库时，一律保持原卷、原册，如有特殊情况，需会同财会人员共同研究决定。

自治区医疗保障局档案鉴定销毁制度

一、档案是自治区医疗保障局各项活动的真实记录和历史凭证，是党和国家的宝贵财富。确定其存毁是一项严肃、细致的工作，必须严格执行制度。

二、档案的鉴定分为案卷鉴定和销毁鉴定两种。

三、案卷鉴定由兼职档案员和归档部门领导负责。

四、案卷鉴定可在档案材料移交档案室时进行。档案经鉴定合格后，应及时登记归档。

五、销毁鉴定应根据档案保管期限由销毁鉴定小组按档案的性质，吸收有关部门负责人和档案工作主管领导参加。

六、档案销毁前要编造销毁清册，重要档案要逐份登记，一般档案可只写明其形成年份、字号、内容、数量。

七、对从档案中剔除的已经失去保存价值的案卷，凡有卷内目录的可只登记案卷标题，将卷内目录附后，代替销毁清册。无卷内目录和从档案中剔除的单件档案材料，要逐份登记。

八、销毁档案，必须经局办公室主任审查，并签字同意后方可销毁。

九、销毁档案时应由两名专、兼职档案干部押运监销，严禁将其作为废纸出售。

十、档案销毁后，监销人应在销毁清册上签字。销毁清册要整理归档，以备查考。

自治区医疗保障局档案室“八防”措施

一、防火

（一）配备灭火器等防火设备；

（二）加强检查，消除发生火灾的一切可能性；

（三）库房内不准有明火，不准吸烟；

（四）库房内不准存放易燃易爆物品。

二、防盗

（一）严格库房管理制度；

（二）节假日和夜间加强保卫；

（三）加装防盗门窗、实行双道门锁。

三、防潮

（一）配备去湿设备，放置去湿剂；

（二）搞好库房通风，坚持晴天通风，阴天关闭门窗。

四、防尘

（一）档案入库前除尘；

（二）保持室内清洁卫生；

（三）窗缝隙密封。

五、防光

（一）配备遮光性强的窗帘；

（二）将档案放入卷盒与柜子内。

六、防虫、防霉、防污染

（一）搞好库房温、湿度管理；

（二）柜内放置防蚀驱虫药物；

（三）柜内放置抗霉灵；

（四）库房内不准存放任何食物、腐蚀性物品；

（五）搞好档案和库房防疫工作。